Quand il s'agit de planification d'événements et de gestion des invités, les e-mails de suivi peuvent être la clé pour augmenter votre taux de participation. Mais combien de suivis devez-vous envoyer pour obtenir une réponse, et quand cela devient-il "trop" ? Trouver le bon équilibre est essentiel pour maintenir l'intérêt et le professionnalisme tout en évitant le risque de devenir ennuyeux.

Dans cet article, nous allons explorer combien de suivis sont appropriés, comment les rédiger efficacement et comment des plateformes comme Localista peuvent vous aider à rationaliser l'ensemble du processus.

Le Nombre Magique : 2-3 Suivis

Dans la plupart des cas, 2-3 suivis sont considérés comme optimaux. Des études montrent que la plupart des réponses arrivent après le premier suivi, mais envoyer un deuxième et un troisième peut encore augmenter vos chances d'obtenir une réponse. Voici un calendrier typique pour les suivis d'événements :

• Invitation Initiale: Envoyez votre première invitation avec tous les détails clés de l'événement et un appel à l'action clair (CTA) pour RSVP ou s'inscrire.

• Premier Suivi (1 semaine après): Ce suivi sert de rappel poli pour ceux qui auraient pu manquer l'invitation initiale. Répétez les avantages d'assister et incluez toutes les mises à jour ou informations supplémentaires qui pourraient susciter l'intérêt, comme des intervenants confirmés ou des activités spéciales.

• Deuxième Suivi (2-3 semaines après le premier suivi): À ce stade, vous pouvez créer un sentiment d'urgence en mentionnant des places limitées, des délais imminents ou d'autres informations sensibles au temps. Ajouter une preuve sociale, comme des participants ou des sponsors notables, peut également être efficace ici.

Par le deuxième ou troisième suivi, la plupart des participants potentiels intéressés auront répondu. Tout suivi supplémentaire peut avoir des retours décroissants et pourrait risquer d'irriter votre public.

Quand S'arrêter : Savoir Quand C'est Trop

Bien que 2-3 suivis soient généralement acceptables, l'envoi de plus de 4 ou 5 suivis peut commencer à sembler être du spam. Si votre public ne répond pas après le troisième suivi, il est probable qu'il ne soit pas intéressé ou capable d'assister. Surcharger leur boîte de réception avec plus d'e-mails peut non seulement réduire vos chances d'obtenir une réponse, mais pourrait également nuire à votre relation avec eux à long terme.

Pour éviter d'être trop insistant, envisagez ces conseils :

• Variez le Message: Chaque suivi devrait offrir une nouvelle valeur ou information. Ne renvoyez pas simplement le même message encore et encore. Faites en sorte que chaque suivi ressemble à un nouveau rappel avec de nouvelles idées ou mises à jour.

• Respectez les Préférences: Si quelqu'un n'a pas répondu après trois suivis, il est bon de lui offrir une option de sortie. Incluez une ligne comme "Si vous n'êtes pas intéressé par l'événement, pas besoin de répondre - nous vous retrouverons la prochaine fois !" Cela maintient la relation positive et respectueuse.

L'Importance du Timing

Le timing de vos suivis est crucial. Envoyer des suivis trop rapprochés peut submerger votre public, tandis que les envoyer trop éloignés peut les amener à oublier votre événement complètement.

Une bonne règle de base est de prévoir environ une semaine entre chaque suivi. Pour des événements plus courts ou des inscriptions de dernière minute, une séquence de suivi plus serrée peut être appropriée. Pour des événements plus grands et plus complexes, vous pouvez vous permettre d'espacer un peu plus vos suivis.

Voici un exemple de calendrier de suivi pour un événement de taille intermédiaire :

• Jour 1: Invitation initiale

• Jour 7: Premier suivi (rappel)

• Jour 21: Deuxième suivi (urgence)

• Jour 28: Suivi final (dernière chance)

Comment Rédiger des Suivis Efficaces

Un suivi bien conçu peut faire toute la différence. Voici quelques éléments à inclure :

• Objet: Gardez-le clair et engageant. Par exemple, "Ne manquez pas [Nom de l'événement]" ou "Dernière chance de nous rejoindre à [Nom de l'événement]."

• Personnalisation: Utilisez le nom du destinataire et tous les détails pertinents pour que le message semble être adapté à eux. Des plateformes comme Localista vous permettent d'automatiser des e-mails de suivi personnalisés basés sur les données des invités, ce qui fait gagner du temps tout en garantissant une touche personnelle.

• CTA Clair: Facilitez l'action des destinataires. Incluez un CTA clair et visible comme "RSVP Maintenant" ou "Confirmez Votre Présence."

• Preuve Sociale et Urgence: Mettez en avant des intervenants notables, des invités spéciaux ou des opportunités exclusives. Ajoutez de l'urgence en mentionnant des délais, des places limitées, ou des offres sensibles au temps.

Automatiser les Suivis avec Localista

Suivre manuellement les RSVP et envoyer des suivis peut prendre du temps. Heureusement, l'automatisation peut gérer une grande partie du travail pour vous. Des plateformes comme Localista vous permettent d'automatiser toute votre séquence de suivis, garantissant que chaque invité reçoit des rappels personnalisés et opportuns.

Le système alimenté par l'IA de Localista non seulement automatise l'envoi de suivis, mais suit également l'engagement, vous aidant à surveiller qui a ouvert, cliqué ou ignoré vos invitations. Ces données vous permettent d'affiner votre stratégie de suivi et de vous concentrer sur ceux qui sont le plus susceptibles d'assister.

Au-delà de l'E-mail : Suivis Multi-Canaux

Bien que l'e-mail reste le canal le plus courant pour envoyer des suivis, l'intégration d'autres méthodes de communication telles que WhatsApp ou SMS peut améliorer vos taux de réponse. Certains invités préféreront un message rapide sur leur téléphone, surtout pour des rappels de dernière minute.

Localista facilite l'automatisation des suivis sur plusieurs canaux, atteignant votre public là où il est le plus susceptible de répondre.

Conclusion

Quand il s'agit d'invitations à des événements, 2-3 suivis sont généralement suffisants pour inciter à la participation sans submerger votre public. Cependant, la qualité, le timing et la personnalisation de ces suivis sont ce qui fait vraiment la différence. En automatisant ce processus via des plateformes comme Localista, vous pouvez vous assurer que vos invités reçoivent les bons messages au bon moment - augmentant vos taux de réponse tout en économisant un temps précieux temps.