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Gestion des invités d'événements

Gestion des invités d'événements

Gestion des invités d'événements

3 façons de s'assurer que les personnes qui s'inscrivent à votre événement se présentent réellement

5 avr. 2023

Imaginez organiser un événement où chaque participant n'est pas seulement présent, mais véritablement enthousiaste d'être là. Ce genre d'enthousiasme où les gens en parlent longtemps avant le jour J, impatients de vivre ce que vous avez créé. Ce niveau d'anticipation ne se produit pas par accident : c'est le résultat d'une planification stratégique qui garantit que les personnes qui RSVP ne sont pas seulement engagées, mais ravies d'assister.

Mais comment pouvez-vous vous assurer que les personnes qui RSVP sont les mêmes que celles qui se présentent le jour de l'événement ? C'est là que comprendre le ratio RSVP à participant devient crucial. C'est un indicateur clé de l'efficacité de votre stratégie d'événement et peut offrir des informations précieuses sur la santé de votre événement.

Dans cet article, nous allons discuter de la manière de mesurer votre ratio RSVP à participant, de définir des références et, surtout, de l'améliorer. 

Mesurer votre ratio RSVP à participant

Décrivons un scénario. Supposons que vous organisez un événement de 100 personnes. Pour remplir la salle, vous pouvez vouloir envoyer 1 000 invitations, visant environ 400 RSVP. Cet écart tient compte du fait que tout le monde qui RSVP ne va pas assister. En général, vous devez viser à attirer environ 150 participants réels parmi ces RSVP, ce qui vous donne un taux de participation de 1,5x.

Améliorer le pourcentage de personnes qui RSVP par rapport à celles qui assistent est essentiel, et l'un des meilleurs moyens d'y parvenir est par réciprocité

Utiliser la réciprocité pour augmenter la participation

Exploiter le principe psychologique de la réciprocité peut être un moyen efficace d'augmenter la participation à votre événement. Selon Adam Grant dans son livre Give and Take, la réciprocité est la tendance humaine naturelle à rendre quand quelque chose de valeur est reçu. En offrant aux participants quelque chose de significatif, vous créez un sentiment d'obligation qui augmente leur probabilité de se présenter, car ils se sentent contraints de rendre le geste.

Voici comment vous pouvez mettre en œuvre un processus simple en trois étapes pour utiliser la réciprocité afin d'améliorer votre ratio RSVP à participant :

  1. Encourager l'investissement
  2. Confirmer leur décision
  3. Verrouiller l'engagement


Étape 1 : Encourager l'investissement

La première étape consiste à amener vos participants potentiels à faire un investissement dans l'événement. Quand quelqu'un fait un investissement—qu'il soit financier, émotionnel ou basé sur le temps—il est plus susceptible de suivre et d'assister.

Un moyen courant et efficace de créer de l'investissement est de demander un petit frais pour l'entrée. Même un coût nominal, comme 18 $, peut considérablement améliorer les taux de participation. Les gens se sentent plus impliqués dans un événement pour lequel ils ont payé, même s'il s'agit d'un petit montant. Une autre façon d'encourager l'investissement est de demander aux participants de postuler pour assister. Cela crée un sentiment d'exclusivité et rend l'événement plus important.

Vous pouvez également demander aux participants d'investir leur temps. Par exemple, si votre événement nécessite de réserver des vols, des hôtels ou du temps de congé, les participants sont moins susceptibles de se désister une fois qu'ils ont pris ces arrangements.

Étape 2 : Confirmer leur décision

Une fois que les gens se sont engagés, l'étape suivante consiste à confirmer qu'ils ont pris une excellente décision. Vous voulez susciter l'excitation et réaffirmer leur choix d'assister grâce à une communication réfléchie et engageante.

Par exemple, envoyez une série d'e-mails bien conçus qui mettent en avant des éléments clés de votre événement—comme les conférenciers invités, les expériences exclusives, ou des aperçus du lieu. Visez une séquence d'environ cinq e-mails à l'approche de l'événement, car c'est le point idéal avant que l'engagement ne tombe généralement. Chaque communication doit servir de rappel de la valeur que l'événement offre.

Étape 3 : Verrouiller l'engagement

La dernière étape consiste à solidifier leur engagement par une approche personnelle. Cette étape est particulièrement efficace avec les VIP ou les invités clés. Un e-mail personnel, un appel téléphonique ou un message texte peuvent aider à établir une connexion spécifique qui rend les participants plus engagés à assister.

Par exemple, vous pourriez envoyer un message personnalisé disant : "Hâte de vous voir à l'événement ! Préparons-nous à nous retrouver à 9h15 près de l'entrée principale—je vais vous présenter à quelqu'un que je pense que vous devriez rencontrer.” Cela leur donne non seulement une raison spécifique de venir, mais relie également leur engagement à une autre personne, rendant plus difficile le fait de se désister de l'événement.

Métriques clés à suivre

Pour améliorer continuellement votre ratio RSVP à participant, suivez plusieurs métriques importantes :

  1. Taux d'abandon RSVP : Suivez combien de personnes RSVP mais ne viennent pas, et suivez ceux qui ne se sont pas présentés pour comprendre pourquoi.

  2. Taux d'ouverture des e-mails : Surveillez si vos e-mails sont ouverts. Si les gens n'interagissent pas avec vos communications, il est probable qu'ils ne viendront pas.

  3. Preuve sociale : Montrez qui assiste. Quand des participants potentiels voient que d'autres sont engagés, cela peut augmenter vos chiffres RSVP.


Pensées finales : Investir, confirmer et verrouiller

Améliorer votre ratio RSVP à participant repose sur l'utilisation efficace du principe de réciprocité. En encourageant l'investissement, en confirmant la décision des participants et en verrouillant leur engagement, vous pouvez considérablement améliorer la participation à votre événement.

Concentrez-vous sur l'engagement personnel, la communication stratégique et la création d'excitation, et vous verrez une amélioration significative du succès de votre événement.

 

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